NỘI DUNG
Kết nối thông tin liên lạc chặc chẻ có ý nghĩa quan trọng đối với sự tồn tại của một nhóm. Cách kết nối hiệu quả nhất là hãy để việc thông tin liên lạc xảy ra một cách tự nhiên, chẳng hạn một cuộc nói chuyện tình cờ, nhưng những kết nối này cần được hỗ trợ bằng công nghệ mới, hãy chọn những phương pháp thích hợp nhất cho nhóm của bạn.
Thông tin trong nhóm phải bảo đảm tiếp cận được
Cách thức thông tin liên lạc giữa các thành viên trong nội bộ nhóm phụ thuộc vào quy mô, số lượng và địa điểm làm việc của các thành viên trong nhóm. Phương pháp thông tin liên lạc hiệu quả nhất là nói chuyện trực tiếp một cách thân mật.
Lý tưởng nhất là các thành viên trong nhóm bất cứ lúc nào cũng có thể dễ dàng tiếp xúc với nhau, tốt hơn là nên ngồi gần nhau. Nếu một số thành viên của nhóm được bố trí tại địa điểm xa nơi làm việc của nhóm, nên thiết lập những hình thức kết nối thông tin liên lạc hiệu quả khác nhau như điện thoại, fax, email.. giữa các địa điểm trân nhằm bảo đảm các cuộc trò chuyện luôn thông suốt.
Kết quả nghiên cứu cho thấy, nếu các thành viên làm việc trong khoảng 30m, họ có cơ hội ít nhất 30% tiếp xúc một lần trong tuần, khả năng này giảm dần và chỉ còn 5% khi họ cách xa 20m và gần như không tiếp xúc khi cách xa hơn 60m.
Chọn phương thức liên lạc trong nhóm làm việc
Có nhiều hình thức thông tin liên lạc cùng tồn tại song song trong bất kỳ một tổ chức nào. Mạch dẫn là một trong những phương pháp thông tin liên lạc nhanh và hiệu quả hơn, vì vậy bạn hãy sử dụng lợi thế này bằng cách nói chuyện thân mật với tất cả các đồng nghiệp, nếu bạn muốn tiếp cận nhóm của bạn hoặc cả tổ chức của bạn một cách nhanh chóng.
Các hình thức liên lạc bằng hình ảnh sẽ tạo sự gần gũi, vì bạn thấy phản ứng của những người bạn đang nói chuyện, do đó hãy cố gắng áp dụng hình thức này khi ở xa.
Các hình thức bảng thông báo, sổ ghi chép vẫn có thể sử dụng để chia sẻ thông tin phổ biến đến các thành viên
Email được sử dụng như là một phương tiện trao đổi thông thường giữa các thành viên trong nhóm, nhưng tính bảo mật cần được bảo đảm
Các phần mềm vi tính do tư vấn chuyên ngành trợ giúp phù hợp với nhu cầu thông tin liên lạc của từng nhóm
Các hội nghị có quay video được dung như một công cụ thông tin liên lạc cho phép mọi người tham gia có thể tiếp cận với nhau thông qua ngôn ngữ cơ thể và trạng thái của từng người
Một hệ thống điện thoại tốt sẽ tạo ra những thuận lợi cho các cuộc thông tin liên lạc giữa các thành viên.
