Trang chủ Bài Viết FSSC 22000 - ISO 22000 - GMP Quản lý sự thay đổi

Quản lý sự thay đổi

Quản lý sự thay đổi là yêu cầu cần thực hiện trong ISO 22000 (mục 6.3) và FSSC 22000 (mục 2.5). Khi từ trạng thái hiện tại sang trạng thái mong muốn trong tương lai phải đảm bảo an toàn thực phẩm. Tính hợp pháp và chất lượng không bị ảnh hưởng. Quản lý sự thay đổi bao gồm xác định, đánh giá và quản lý các thay đổi có thể ảnh hưởng đến ATTP và việc tuân thủ các tiêu chuẩn theo quy định.

Tại sao cần quản lý sự thay đổi

Nhằm đảm bảo tất cả các rủi ro đối với ATTP được xác định và giảm thiểu trước khi thực hiện các thay đổi.

Nó giúp duy trì quy định tuân thủ, giảm nguy cơ mắc bệnh do thực phẩm. Bảo vệ danh tiếng thương hiệu và đảm bảo lòng tin của người tiêu dùng. Sau đây là một số lý do chính tại sao quản lý thay đổi lại quan trọng

Những thay đổi cần phải quản lý

Khi thay đổi nhà cung cấp

Nhà cung cấp mới có thể có quy trình sản xuất, tiêu chuẩn chất lượng, hoặc nguyên liệu khác với nhà cung cấp trước. Việc đánh giá sự thay đổi sẽ giúp đảm bảo rằng chất lượng của sản phẩm cuối cùng không bị ảnh hưởng.

Khi thay đổi một quy trình sản xuất

Thay đổi quy trình có thể ảnh hưởng đến chất lượng sản phẩm cuối cùng. Việc đánh giá giúp xác định sản phẩm vẫn đạt tiêu chuẩn đã được thiết lập hay không.
Trong một số ngành công nghiệp, quy trình sản xuất phải tuân thủ các quy định và tiêu chuẩn cụ thể. Đánh giá giúp đảm bảo rằng thay đổi quy trình không vi phạm các quy định này.
Thay đổi quy trình có thể phát sinh rủi ro mới cho sản phẩm, máy móc, hoặc an toàn lao động. Đánh giá sự thay đổi giúp nhận diện và kiểm soát các rủi ro tiềm ẩn.
Đánh giá sự thay đổi giúp xác định xem quy trình mới có hiệu quả hơn so với quy trình cũ hay không, bao gồm cả chi phí, thời gian và tài nguyên.
Một số thay đổi trong quy trình có thể ảnh hưởng đến an toàn của sản phẩm hoặc tác động đến môi trường. Đánh giá đảm bảo rằng sản phẩm vẫn an toàn cho người tiêu dùng và không gây hại cho môi trường.
Khi thay đổi quy trình, sự tương tác giữa các bộ phận và máy móc có thể bị thay đổi. Việc đánh giá giúp đảm bảo hệ thống vận hành ổn định và không gặp sự cố.

Ví dụ Thay đổi thời gian nấu hoặc nhiệt độ có thể ảnh hưởng đến các bước tiêu diệt vi khuẩn, tác động đến an toàn thực phẩm

Thay đổi thiết bị

Mỗi thiết bị đều có đặc tính riêng, và khi thay đổi, có thể dẫn đến sự khác biệt trong chất lượng sản phẩm. Đánh giá sự thay đổi giúp đảm bảo sản phẩm cuối cùng vẫn đáp ứng các tiêu chuẩn chất lượng.
Khi thay đổi thiết bị mà không có đánh giá, có thể dẫn đến các sự cố không mong muốn như hỏng hóc, giảm hiệu suất, hoặc thậm chí gây tai nạn lao động. Đánh giá giúp nhận diện và giảm thiểu các rủi ro này.
Ngoài ra khi có thiết bị mới nhân viên phải được đào tạo lại để vận hành một cách an toàn và hiệu quả. Đào tạo cũng cần chuẩn bị thời gian, con người đủ năng lực và chi phí.
Và cuối cùng đánh giá thiết bị mới có mang lại hiệu quả kinh tế tốt hơn. Như tiết kiệm năng lượng, giảm thời gian sản xuất, hoặc giảm chi phí bảo trì

Thay đổi bao bì

Bao bì có vai trò bảo vệ sản phẩm khỏi các yếu tố bên ngoài như ánh sáng, độ ẩm, không khí, và tác động vật lý. Thay đổi bao bì có thể ảnh hưởng đến chất lượng và tuổi thọ của sản phẩm. Vì vậy cần đánh giá để đảm bảo rằng sự thay đổi không làm giảm chất lượng sản phẩm.
Một số sản phẩm có yêu cầu cụ thể về bao bì để duy trì tính ổn định. Thay đổi bao bì có thể ảnh hưởng đến sự tương thích với sản phẩm, chẳng hạn như khả năng phản ứng hóa học giữa sản phẩm và vật liệu bao bì.
Bao bì thường phải tuân theo các quy định về an toàn và ghi nhãn, đặc biệt là trong các ngành như thực phẩm, dược phẩm, hoặc các sản phẩm có nguy cơ cao. Việc thay đổi bao bì có thể yêu cầu kiểm tra và đánh giá để đảm bảo rằng nó vẫn đáp ứng các quy định pháp lý.
Thay đổi bao bì có thể làm thay đổi cách mà người tiêu dùng nhìn nhận sản phẩm. Cần phải đảm bảo rằng sự thay đổi không gây nhầm lẫn hoặc làm giảm giá trị cảm nhận của sản phẩm.
Việc thay đổi bao bì có thể ảnh hưởng đến các quy trình đóng gói hoặc phân phối sản phẩm, yêu cầu điều chỉnh thiết bị, nhân lực, hoặc các quy trình kiểm soát chất lượng.

Sửa chữa, bảo trì không theo kế hoạch

Bất kỳ thay đổi nào trong quy trình hoặc thiết bị đều có thể tạo ra rủi ro an toàn mới cho người vận hành và môi trường làm việc. Việc đánh giá giúp xác định và giảm thiểu những nguy cơ tiềm ẩn

Ví dụ Bảo trì không theo kế hoạch có thể đưa ra rủi ro ô nhiễm nếu không được quản lý đúng cách

Thay đổi môi trường

Một địa điểm mới có thể mang lại các điều kiện khác nhau, từ môi trường làm việc đến cơ sở hạ tầng. Những yếu tố này có thể ảnh hưởng đến quy trình và kết quả. Vì vậy việc đánh giá nhằm đảm bảo rằng chất lượng của sản phẩm hoặc dịch vụ vẫn được duy trì ở mức mong muốn.
Địa điểm mới có thể mang lại những rủi ro tiềm ẩn mà trước đó không có, như thay đổi về nhiệt độ, độ ẩm, hoặc thậm chí về logistics. Việc đánh giá sự thay đổi giúp phát hiện và giảm thiểu các rủi ro này, đảm bảo an toàn và hiệu quả trong công việc.
Việc đánh giá sự thay đổi còn giúp xác định xem các nguồn lực có được sử dụng một cách hiệu quả ở địa điểm mới hay không. Có thể cần phải điều chỉnh quy trình, máy móc hoặc nhân sự để phù hợp với điều kiện mới.
Sự thay đổi về địa điểm cũng có thể ảnh hưởng đến nhân viên về cả mặt vật lý và tinh thần. Đánh giá sự thay đổi giúp đảm bảo rằng môi trường mới không làm giảm năng suất hoặc sự hài lòng của họ.

Thay đổi dịch vụ

Nhà cung cấp mới có thể có tiêu chuẩn và quy trình làm việc khác so với nhà cung cấp cũ. Việc đánh giá giúp đảm bảo chất lượng dịch vụ đạt tiêu chuẩn mong muốn.
Thay đổi nhà cung cấp có thể dẫn đến rủi ro liên quan đến sự gián đoạn hoạt động, chất lượng sản phẩm hoặc dịch vụ, hoặc vấn đề bảo mật thông tin. Đánh giá sự thay đổi giúp nhận diện và quản lý các rủi ro này.
Việc chuyển đổi nhà cung cấp có thể ảnh hưởng đến chi phí hoạt động. Đánh giá trước giúp tổ chức có cái nhìn toàn diện về chi phí tổng thể, bao gồm cả chi phí trực tiếp và chi phí ẩn liên quan đến việc thay đổi nhà cung cấp.
Việc thay đổi nhà cung cấp cần được quản lý cẩn thận để đảm bảo không có sự gián đoạn trong quá trình cung cấp dịch vụ, đặc biệt trong các hoạt động quan trọng của tổ chức.
Đánh giá nhà cung cấp mới giúp đảm bảo rằng họ có khả năng đáp ứng yêu cầu và có thể hợp tác hiệu quả với đội ngũ của bạn trong dài hạn.

Ví dụ dịch vụ kiểm soát dịch hại hoặc vệ sinh có thể gây ra rủi ro nếu không được kiểm tra kỹ lưỡng.

Cần tư vấn đào tạo HACCP 2020, nâng cấp HACCP, ISO 22000, FSSC 22000

mời gọi Tel 0919 099 777 Email: tuvandaotaotriphuc@gmail.com

Thay người ở những vị trí quan trọng

Khi một người mới thay thế một vị trí nào đó, cần đảm bảo rằng họ có đủ kỹ năng, kiến thức và khả năng thực hiện công việc một cách hiệu quả. Việc đánh giá giúp xác định xem sự thay đổi có ảnh hưởng đến chất lượng và hiệu suất công việc hay không.
Mỗi tổ chức có một văn hóa và quy trình làm việc riêng. Đánh giá sự thay đổi giúp kiểm tra xem nhân sự mới có thể thích ứng và làm việc hiệu quả trong môi trường đó không.
Thay đổi nhân sự có thể mang lại những rủi ro, như sai sót trong quá trình làm việc hoặc mất thông tin. Đánh giá giúp nhận diện sớm các rủi ro và đưa ra biện pháp xử lý kịp thời.
Qua quá trình đánh giá, nếu nhân sự mới còn thiếu kinh nghiệm hoặc kỹ năng, doanh nghiệp có thể sớm triển khai các chương trình đào tạo để cải thiện.
Trong các tổ chức có quy định nghiêm ngặt, như các phòng thí nghiệm hay cơ sở sản xuất, việc đánh giá sự thay đổi giúp đảm bảo nhân sự mới đáp ứng được các yêu cầu về tiêu chuẩn và quy trình.

Các thay đổi về luật định

Các thay đổi trong luật định thường có tác động trực tiếp đến hoạt động của tổ chức. Việc đánh giá giúp đảm bảo rằng tổ chức vẫn tuân thủ mọi yêu cầu mới của luật pháp.
Đánh giá giúp xác định và xử lý sớm những rủi ro tiềm ẩn do việc không hiểu hoặc không tuân thủ quy định mới, từ đó tránh được các vấn đề pháp lý.
Luật mới có thể ảnh hưởng đến cách thức vận hành, tài chính, và quản lý nhân sự của tổ chức. Đánh giá giúp xác định các ảnh hưởng này và điều chỉnh chiến lược quản lý.
Không phải mọi thay đổi luật định đều dễ dàng áp dụng. Đánh giá giúp xác định xem tổ chức có đủ nguồn lực, quy trình, và khả năng để áp dụng những thay đổi này không.
Đánh giá giúp tổ chức chuẩn bị tốt hơn cho việc triển khai các biện pháp mới, đảm bảo rằng mọi nhân viên đều hiểu và thực hiện đúng quy trình mới.
Sự thay đổi luật định có thể làm gián đoạn hoạt động của tổ chức nếu không được quản lý tốt. Đánh giá giúp giảm thiểu tác động tiêu cực và duy trì sự ổn định.

Yêu cầu của khách hàng thay đổi

Sự thay đổi có thể ảnh hưởng đến chất lượng, hiệu suất, hoặc tính năng của sản phẩm/dịch vụ. Đánh giá giúp xác định liệu sản phẩm có đáp ứng được các yêu cầu mới hay không.
Thay đổi yêu cầu có thể kéo theo chi phí bổ sung hoặc thời gian thực hiện dự án. Đánh giá sẽ giúp xác định các yếu tố này và lập kế hoạch phù hợp.
Thay đổi yêu cầu có thể tạo ra các rủi ro mới hoặc làm tăng rủi ro hiện có. Việc đánh giá giúp nhận diện và quản lý các rủi ro này một cách hiệu quả.
Không phải mọi yêu cầu thay đổi đều khả thi trong bối cảnh hiện tại. Đánh giá sẽ giúp xác định xem sự thay đổi có thể thực hiện được hay không, và nếu có, cần phải điều chỉnh như thế nào.
Việc đánh giá sự thay đổi giúp đảm bảo rằng tất cả các bên liên quan đều hiểu và đồng ý với các yêu cầu mới, từ đó tránh xảy ra những hiểu lầm hoặc xung đột sau này.
Đánh giá sự thay đổi giúp đội ngũ phát triển và cung cấp sản phẩm/dịch vụ hiểu rõ hơn về nhu cầu và mong muốn của khách hàng, từ đó cải thiện mối quan hệ và sự hài lòng của khách hàng.

7 bước thực hiện đánh giá sự thay đổi

Việc triển khai một hệ thống kiểm soát sự thay đổi giúp tuân thủ và đảm bảo an toàn thực phẩm

Xác định và Đánh giá Sự Thay Đổi

Xác định: Nhận diện sự thay đổi có ảnh hưởng đến ATTP.
Đánh giá: Phân tích tác động của sự thay đổi đến tổ chức, nhân viên và khách hàng. Thực hiện đánh giá rủi ro kỹ lưỡng cho mỗi thay đổi đã xác định. Đánh giá các mối nguy tiềm ẩn và tác động của chúng đến chất lượng và an toàn thực phẩm. Ghi lại các phát hiện và xác định các biện pháp kiểm soát cần thiết
Xem xét các khía canh liên quan: Đảm bảo rằng tất cả các bên, các khía cạnh có liên quan đều được xem xét.
Tổ chức các cuộc họp để thảo luận về tác động tiềm tàng của những thay đổi và thu thập ý kiến đóng góp.

Lập Kế Hoạch Thay Đổi

Xây dựng kế hoạch: Thiết lập các bước thực hiện sự thay đổi, bao gồm thời gian, nguồn lực cần thiết và các bên liên quan.
Thiết lập mục tiêu: Xác định mục tiêu rõ ràng cho sự thay đổi để có thể đo lường thành công.

Truyền thông

Thông báo về sự thay đổi đến tất cả các bên liên quan, bao gồm nhân viên, lãnh đạo và khách hàng.
Tham gia: Khuyến khích sự tham gia của nhân viên trong quá trình thay đổi để tăng cường sự chấp nhận và cam kết.

Thực Hiện Thay Đổi

Đào tạo : Cung cấp các chương trình đào tạo liên quan đến các hạng mục thay đổi
Triển khai: Thực hiện các bước đã lập trong kế hoạch. Đảm bảo có sự giám sát và hỗ trợ trong quá trình thực hiện.
Quản lý rủi ro: Đánh giá và xử lý các rủi ro phát sinh trong quá trình thực hiện.

Giám Sát và Đánh Giá

Theo dõi: Giám sát quá trình thay đổi để đảm bảo mọi thứ diễn ra theo kế hoạch.
Đánh giá kết quả: So sánh kết quả đạt được với mục tiêu đã đề ra để đánh giá tính hiệu quả của sự thay đổi.

Duy Trì và Cải Tiến

Duy trì: Đảm bảo rằng các thay đổi được duy trì lâu dài và không bị lùi về cách làm cũ.
Cải tiến: Học hỏi từ quá trình thay đổi và áp dụng những cải tiến trong tương lai.

Phản Hồi và Điều Chỉnh

Phản hồi: Thu thập phản hồi từ nhân viên và các bên liên quan để hiểu rõ hơn về ảnh hưởng của sự thay đổi.
Điều chỉnh: Thực hiện các điều chỉnh cần thiết dựa trên phản hồi để cải thiện quy trình quản lý thay đổi.