Hướng dẫn áp dụng ISO 17025 yêu cầu 7.1 Xem xét yêu cầu

Hướng dẫn áp dụng ISO 17025 yêu cầu 7.1 Xem xét yêu cầu. Yêu cầu này đảm bảo phòng thử nghiệm và khách hàng thống nhất và hiểu rõ các yêu cầu trước khi thực hiện công việc. Giúp tránh hiểu lầm, sai sót và đảm bảo kết quả đúng nhu cầu khách hàng.

7.1.1 phòng thử nghiệm phải có thủ tục đối với việc xem xét các yêu cầu, đề nghị thầu và hợp đồng

Phòng thử nghiệm cần quy trình bằng văn bản để xem xét các yêu cầu.

Các yêu cầu được xác định, lập thành văn bản và hiểu đầy đủ

Nội dung yêu cầu khách hàng bao gồm:

• Loại hình dịch vụ thử nghiệm hay hiệu chuẩn?
• Đối tượng thử nghiệm/hiệu chuẩn mẫu gì? Số lượng bao nhiêu?
• Chỉ tiêu cần thử nghiệm/hiệu chuẩn cụ thể là những chỉ tiêu nào?
• Khách hàng yêu cầu tiêu chuẩn/phương pháp nào? Nếu không, phòng thử nghiệm sẽ sử dụng phương pháp nào?
• Khách hàng cần báo cáo kết quả như thế nào? Định dạng, ngôn ngữ, thời gian trả kết quả?
• Các yêu cầu đặc biệt khác về bảo mật thông tin, thời gian thực hiện, lấy mẫu.

Hướng dẫn áp dụng

• Thiết kế biểu mẫu “phiếu yêu cầu dịch vụ”. Biểu mẫu này cần ghi đủ các thông tin trên.
• Hướng dẫn nhân viên sử dụng biểu mẫu đảm bảo điền đầy đủ và chính xác.
• Sau khi tiếp nhận yêu cầu, kiểm tra lại thông tin đã ghi để đảm bảo rõ ràng.

Phòng thử nghiệm có khả năng và nguồn lực đáp ứng các yêu cầu đó

Phòng thử nghiệm phải tự đánh giá xem có tự thực hiện được không. Nếu không, cần thông báo khách hàng, từ chối hoặc đề xuất giải pháp khác.

Hướng dẫn áp dụng
phòng thử nghiệm xây dựng danh mục các thử nghiệm/dịch vụ cung cấp. Danh mục này giúp nhân viên và khách hàng biết rõ năng lực phòng thử nghiệm.

Khi sử dụng nhà cung cấp bên ngoài, thì các yêu cầu 6.6 phải được áp dụng.

Trường hợp PTN không đủ năng lực hoặc nguồn lực để thực hiện toàn bộ hoặc một phần yêu cầu. PTN sử dụng nhà cung cấp bên ngoài thì PTN phải:

• Đảm bảo nhà cung cấp bên ngoài đáp ứng các yêu cầu về năng lực và chất lượng. Nhà cung cấp này tuân theo yêu cầu 6.6 lựa chọn và quản lý nhà cung cấp bên ngoài.
• PTN phải thông báo cho khách hàng nhà cung cấp bên ngoài nào sẽ được thực hiện.
• Khi được sự đồng ý của khách hàng thì PTN mới thực hiện.

Hướng dẫn áp dụng:

• Lựa chọn nhà cung cấp bên ngoài theo yêu cầu 6.6.
• Trên phiếu yêu cầu sử dụng dịch vụ có nội dung khách hàng chấp thuận sử dụng dịch vụ bên ngoài.

Các phương pháp thích hợp được lựa chọn có khả năng đáp ứng được các yêu cầu của khách hàng.

PTN đảm bảo phương pháp thử được lựa chọn là phù hợp với yêu cầu của khách hàng. Có khả năng cung cấp kết quả chính xác, đáp ứng được mục đích sử dụng của khách hàng. Điều này bao gồm việc xem xét:

• Phương pháp có phù hợp với đối tượng thử, chỉ tiêu cần xác định không?
• Có đảm bảo cung cấp kết quả đủ chính xác và tin cậy cho mục đích sử dụng của khách hàng không
• Có đủ độ nhạy để phát hiện/định lượng các chất cần quan tâm ở nồng độ yêu cầu không?
• Có phù hợp với loại mẫu, nền mẫu mà khách hàng cung cấp không?

Hướng dẫn áp dụng:

• Dựa vào danh mục thử nghiệm/hiệu chuẩn đã cung cấp. Đối chiếu với khách hàng.
• Nếu phương pháp không phù hợp, PTN cần tìm kiếm và lựa chọn phương pháp thay thế.
• Nếu thay đổi phương pháp so với yêu cầu của khách hàng cần thông báo và giải thích rõ.

7.1.2 phòng thử nghiệm phải thông báo khi phương pháp khách hàng yêu cầu không phù hợp hoặc lỗi thời.

Nếu khách hàng yêu cầu phương pháp không còn được công nhận. Không chính xác, lỗi thời hoặc có phương pháp tốt hơn. Nên thông báo cho khách hàng và đề xuất phương pháp thay thế.
Tất cả nội dung này được ghi vào phiếu yêu cầu dịch vụ và lưu hồ sơ.

7.1.3 Khi khách hàng yêu cầu công bố sự phù hợp với quy định kỹ thuật hoặc tiêu chuẩn thử nghiệm/hiệu chuẩn.

• Tiêu chuẩn hoặc quy định kỹ thuật nào được sử dụng để đánh giá sự phù hợp?. Ví dụ: tcvn, qcvn, tiêu chuẩn quốc tế…
• Quy tắc nào sẽ được sử dụng để đưa ra kết luận “đạt/không đạt” hay “trong/ngoài dung sai”?

Hướng dẫn áp dụng

• Khi tiếp nhận yêu cầu, cần hỏi rõ khách hàng có cần công bố sự phù hợp hay không.
  Xác định rõ tiêu chuẩn/quy định nào được áp dụng.
• Nếu tiêu chuẩn/quy định đã có quy tắc ra quyết định, phòng thử nghiệm sử dụng quy tắc đó.
• Nếu tiêu chuẩn/quy định không có quy tắc ra quyết định, phòng thử nghiệm cần:
• Đề xuất quy tắc ra quyết định phù hợp.
• Thống nhất quy tắc ra quyết định với khách hàng.
• Khi báo cáo kết quả, phải ghi rõ tiêu chuẩn/quy định và quy tắc ra quyết định.

Ví dụ
Khách hàng yêu cầu thử nghiệm đồ chơi trẻ em và cần kết luận “đạt/không đạt” theo QCVN. Nếu kết quả thử nghiệm nằm trong giới hạn quy định, kết luận “đạt”. Nếu vượt quá, kết luận “không đạt”.

7.1.4 mọi khác biệt giữa yêu cầu, đề nghị thầu và hợp đồng phải được giải quyết trước khi thử nghiệm.

• Từng hợp đồng phải được phòng thử nghiệm và khách hàng chấp nhận.
• Trước khi thực hiện thử nghiệm/hiệu chuẩn, hai bên phải thống nhất. Nếu chưa thống nhất, phòng thử nghiệm không thực hiện thử nghiệm.
• Phiếu yêu cầu dịch vụ hoặc hợp đồng đã ký thể hiện sự đồng ý.
• Nếu có thay đổi, hai bên phải ký lại trước khi thực hiện.

Ví dụ

• Khách hàng yêu cầu thử nghiệm 10 chỉ tiêu, thời gian trả kết quả là 3 ngày.
• Phòng thử nghiệm nhận thấy 3 ngày là không khả thi với 10 chỉ tiêu này.
• Phòng thử nghiệm đề xuất trả kết quả trong 5 ngày.
• Phòng thử nghiệm thảo luận và thống nhất: 4 chỉ tiêu trả trong 3 ngày, 6 chỉ tiêu trả trong 5 ngày.
• Yêu cầu hoặc hợp đồng được điều chỉnh và/hoặc ký lại trước khi thực hiện.

7.1.5 khách hàng phải được thông báo về mọi sai lệch so với hợp đồng.

Nếu trong quá trình thử nghiệm có thay đổi so với hợp đồng đã ký thì phải thông báo ngay cho khách hàng và giải thích lý do.

Ví dụ trong quá trình thử nghiệm, thiết bị hỏng đột xuất cần sửa chữa trong 2 ngày. Việc này làm chậm thời gian trả kết quả so với hợp đồng. Phòng thông báo cho khách hàng và đề xuất thời hạn mới hoặc phương án khác.

Cần tư vấn đào tạo ISO 17025, thiết kế phòng thử nghiệm mời gọi 0919 099 777

7.1.6 nếu yêu cầu được sửa đổi sau khi công việc đã bắt đầu, hợp đồng phải được xem xét lại.

Mọi sửa đổi phải được thông báo cho tất cả nhân viên liên quan.Nghĩa là nếu khách hàng thay đổi yêu cầu sau khi ký hợp đồng, phải ký lại yêu cầu mới. Người tiếp xúc khách hàng phải thông báo ngay cho nhân viên liên quan.

Ví dụ phòng đã bắt đầu thử nghiệm mẫu nước, khách hàng yêu cầu thêm 2 chỉ tiêu mới. Phòng thử nghiệm xem xét khả năng thực hiện 2 chỉ tiêu mới. Nếu có thể, thống nhất với khách hàng về bổ sung chỉ tiêu, chi phí và thời gian trả kết quả. Bổ sung 2 chỉ tiêu vào yêu cầu trước đó hoặc làm lại yêu cầu mới. Thông báo cho các kỹ thuật viên liên quan.

7.1.7 phòng thí nghiệm phải hợp tác với khách hàng hoặc đại diện của họ để làm rõ yêu cầu.

Phòng thử nghiệm cần hợp tác với khách hàng trong suốt quá trình thực hiện công việc.
Sự hợp tác này bao gồm:

• Sẵn sàng trao đổi, giải thích để đảm bảo hiểu đúng yêu cầu của khách hàng.
• Tạo điều kiện để khách hàng theo dõi quá trình thực hiện công việc.

Hướng dẫn áp dụng

• Cung cấp thông tin liên hệ để khách hàng dễ dàng liên lạc.
• Trả lời các câu hỏi của khách hàng nhanh chóng và đầy đủ.
• Trong điều kiện cho phép, phòng thử nghiệm có thể tạo điều kiện cho khách hàng:
• Tham quan phòng thử nghiệm để hiểu rõ năng lực và quy trình làm việc. Chứng kiến một số công đoạn thử nghiệm/hiệu chuẩn cụ thể. Tham gia vào quá trình chuẩn bị mẫu, đóng gói, vận chuyển nếu cần.

Ví dụ đối với mẫu đặc biệt, khách hàng có thể tham gia quá trình chuẩn bị hoặc đóng gói.
Mục đích để đảm bảo mẫu được bảo quản tốt nhất.

7.1.8 phải lưu giữ các hồ sơ xem xét, gồm cả mọi thay đổi đáng kể.

Phòng thử nghiệm phải lưu giữ hồ sơ về toàn bộ quá trình xem xét yêu cầu và hợp đồng.
Các hồ sơ gồm:

• Yêu cầu dịch vụ hoặc đề nghị thầu đã được xem xét.
• Các văn bản sửa đổi, biên bản thống nhất sửa đổi.
• Email, biên bản họp, ghi chú cuộc gọi quan trọng liên quan.

Ví dụ đối với mỗi yêu cầu dịch vụ, phòng thử nghiệm tạo một thư mục hồ sơ riêng.
Trong thư mục này, phòng thử nghiệm lưu giữ:

• Bản scan phiếu yêu cầu dịch vụ đã được xem xét.
• Bản hợp đồng đã ký, gồm bản scan và bản gốc.
• Các email trao đổi với khách hàng về yêu cầu, phương pháp, thời gian trả kết quả.
• Biên bản họp (nếu có) với khách hàng.
• Các văn bản sửa đổi hợp đồng (nếu có).

Hướng dẫn áp dụng ISO 17025 yêu cầu 7.1 Xem xét yêu cầu

Hồ sơ cần có để chứng minh tuân thủ yêu cầu 7.1 của ISO 17025

• Quy trình xem xét yêu cầu đề nghị thầu và hợp đồng
• Phiếu yêu cầu dịch vụ/hợp đồng
• Danh sách các dịch vụ cung cấp
• Hồ sơ các cuộc họp/trao đổi với khách hàng

Trí Phúc

Cần tư vấn đào tạo ISO 17025, thiết kế phòng thử nghiệm mời gọi 0919 099 777

Đọc thêm Bài giảng ISO 17025 và hướng dẫn áp dụng ISO 17025 tại đây

Xem các video Hướng dẫn áp dụng ISO 17025 tại đây

#ISO17025 #baigiangiso17025 #huongdaniso17025 #xemxetyeucau