Bạn hãy quên thứ tự công việc ưu tiên cũng như hãy quên những việc cấp bách hay quan trọng, vợ của Tổng thống Reagan có câu trả lời cho mọi nổi buồn phiền liên quan đến việc quản lý thời gian và giải pháp vô cùng quan trọng: Cứ nói không
Thật ra nói câu này, bà Nancy Reagan đang nghĩ về việc lạm dụng thuốc nhưng nó lại được áp dụng hiệu quả cho việc lạm dụng thời gian.
- Cứ nói không với các hoạt động mang lại giá trị thấp
- Cứ nói không với những việc mà người khác có thể làm tốt hơn
- Cứ nói không với các giải pháp phức tạp
Phương pháp của bà Nancy nhận được sự ủng hộ các các cố vấn có uy tín trong lĩnh vực quản lý. Thậm chí Peter Drucker còn sáng tạo ra một từ đặc biệt cho việc này là GÁC LẠI một số nhiệm vụ khác. Đây là cách nói khác của cụm từ ĐỪNG LÀM VIỆC ĐÓ.
Quản lý đang hối thúc bạn xây dựng danh sách việc cần làm và việc không cần làm, nếu danh sách việc cần làm của bạn quá dài đến nổi bạn không thể thực hiện hiệu quả vậy thì việc tổ chức lại hoặc phân loại lại danh sách sẽ không giúp ích gì. Bạn sẽ cần bỏ bớt các công việc trong danh sách này.
Giải pháp rất rõ ràng nhưng nó chưa giải quyết vấn đề của bạn, chúng ta phải nghiên cứu các yếu tố khác
Lý do đích thực của việc quản lý thời gian không tốt
Tại sao nói không lại khó đến vậy, bởi vì ông chủ không cho phép. Bất cứ ai làm việc trong công ty đều biết rằng ai cũng có vố số cách để không làm việc họ không muốn ngay khi lãnh đạo muốn việc đó phải làm ngay.
Con người có kỹ năng bất tận trong việc làm những việc họ thích. Câu hỏi đặt ra là sao họ lại chọn những việc không mang lại hiệu quả và khiến họ căng thẳng đầu óc, mệt nhọc. Tại sao lại có hành động phi lý vậy, một số bài học về quản lý thời gian khuyên ta phân loại nhiệm vụ thành 4 loại, quan trọng và cấp bách, quan trọng nhưng không cấp bách, cấp bách nhưng không quan trọng, không quan trọng và không cấp bách. Sau đó ta dốc hết sức vào là các việc quan trọng nhưng khi bạn vẽ sơ đồ tất cả các hoạt động trong ma trận thì đâu đâu cũng thấy việc cần làm.
Nếu chúng ta áp dụng một khung biểu đồ khác, bức tranh lại hoàn toàn dễ hiểu. Nguyên lý quản lý thời gian đích thực là hãy dành thời gian hết mức trong vùng tiện nghi của tôi
Các hoạt động trong tầm tay bao gồm
- Những việc tôi thật sự giỏi ngay cả khi không liên quan lắm
- Những việc tôi làm đã thành công
- Những việc nhẹ không mất nhiều thời gian và sự gắng sức
- Những việc mà nếu tôi làm không tốt cũng không ai quan tâm hoặc nhận thấy
- Các hoạt động ngoài tầm tay bao gồm
- Những việc có mức mơ hồ mà không có gì chắc chắn
- Những việc liên quan đến mâu thuẩn giữa các cá nhân
- Những việc tôi chưa từng làm
- Những việc có thể gây hậu quả xấu nếu đi chệch hướng
Chúng ta tập trung thời gian cho những việc khiến chúng ta lo lắng, thậm chí chúng ta áp dụng các hoạt động mang lại cảm giác dễ chịu như một phương pháp làm xao lãng chính bản thân mình để có được cảm giác này. Đừng vội vàng đi theo hướng của nỗi lo lắng bạn sẽ cảm thấy mình thất bại.
Hãy nhớ rằng bạn có thể mở rộng vùng ngoài tầm tay, hãy đón nhận một số việc này và đối mặt với nó cho đến khi mang lại cảm giác dễ chịu. Bạn sẽ tiến xa thêm một bước.
