Làm gì để không chần chừ
Khắc phục chần chừ là loại bỏ nguyên nhân đã tạo ra nó bằng cách sử dụng các thủ thuật sáng tạo (trong Phương pháp luận sáng tạo -Triz).
Lập kế hoạch (nguyên tắc thực hiện sơ bộ): khi muốn bắt tay vào một công việc bạn cần lên kế hoạch càng cụ thể càng tốt. Tất nhiên, ban đầu bạn chưa có thể viết gì, nhưng bằng những câu hỏi ở đâu, khi nào, tại sao, ai, cái gì, bạn hãy viết ra giấy kể cả những công việc cần làm và những ý nghĩ thoáng qua. Hãy bắt óc bạn làm việc. Nhớ rằng, hãy ngồi vào bàn và làm việc này ngay, đừng nằm hay cứ ngẫm nghĩ trong đầu.
Chia nhỏ thời gian (nguyên tắc phân nhỏ): Nếu bạn chưa quen làm một công việc đó trong thời gian dài thì hãy chia nhỏ thời gian ra. Đây là thủ thuật phân nhỏ trong sáng tạo, giúp bạn hoàn thành công việc một cách từ từ trong một kế hoạch đã định trước. Ví như thói quen của bạn là không thể tập trung làm việc gì trong 30 phút, vậy thì bạn phân nhỏ ra dưới cái ngưỡng đó, 10 phút thôi, chắc là không có lý do để trốn tránh chứ.
Tránh sao lãng không có ích (nguyên tắc tách khỏi): Bạn đang tập trung vào công việc thì bị xen ngang bởi tiếng ồn, đồng nghiệp, điện thoại reo…Hãy giảm bớt nguy cơ đi lạc đề như vậy bằng thủ thuật tách khỏi, tách khỏi những phiền phức này bằng cách tìm một chỗ yên tĩnh, hay quy định thời gian dành cho những công việc linh tinh. Mỗi người sẽ có những điều kiện khác nhau, khi bạn quyết tâm để tách khỏi những phiền phức ảnh hưởng đến sự sao lãng này bạn sẽ tìm ra giải pháp thích hợp cho bạn.
Phân tích trên là ảnh hưởng từ môi trường xung quanh. Còn chính bạn thì sao, bạn sực nhớ đến một việc khác phải làm trong thời gian bạn đang tập trung, có làm việc đó ngay không. Hãy ghi lại việc cần làm trên giấy, nếu việc đó không cấp bách, sau đó hãy đưa tâm trí bạn trở về công việc. Bạn sẽ làm công việc không cấp bách đó sau.
Tâm trí bạn có thói quen lang thang mỗi khi có thể, vì bạn chưa quen với việc tập trung nên việc này sẽ xảy ra thường xuyên, giống như một đứa trẻ chưa quen với nề nếp, bạn hãy nhắc nhở tâm trí bằng những câu đơn giản, bỏ đi, tập trung vào.
- Đặt thời hạn: Thời hạn giống như cái phanh cho biết bạn cần phải kết thúc công việc khi nào, nó giúp bạn điều chỉnh, sắp xếp công việc hợp lý. Có những lúc do phán đoán hay có những sự cố ngoài ý muốn, một công đoạn của công việc dài hơn dự định. Vì thế thời hạn hoàn thành công việc sẽ bị cũng bị ảnh hưởng theo.
- Đây là việc thường xuyên xảy ra, khi lặp kế hoạch thực hiện, bạn hãy dùng thủ thuật dự phòng, hãy lường trước những sự cố có thể xảy ra, cân nhắc phương án phòng ngừa và điều quan trọng là đừng đặt thời hạn quá sát vào khả năng bạn thực hiện, điều này không giúp bạn chủ động khi phương án dự phòng không có.
- Phân loại công việc và đặt quyền ưu tiên (nguyên tắc liên tục tác động có ích): Hẳn bạn còn nhớ câu chuyện về hòn đá và cái bình,
Chuyện kể một giáo sư mang vào lớp một cái bình, ông lần lượt cho vào đó những hòn đá cuội to bằng nắm tay cho đến khi đầy kín và hỏi cả lớp: “Cái bình đã đầy chưa?”, ai cũng nói “Đã đầy rồi!”. Ông lại tiếp tục cho tiếp những hòn sỏi nhỏ, rồi cho cát vào chen đầy những khoảng trống còn lại. Cuối cùng, ông đổ nước vào. Ý nghĩa của hành động này là gì? Vị giáo sư nói: “Vấn đề là cho dù kế hoạch làm việc của bạn có sít sao thế nào đi nữa, nếu biết sắp xếp cái nào cần được ưu tiên trước, chúng ta luôn có thể giải quyết thêm nhiều việc nữa! Điều quan trọng nhất là: Nếu không đặt những hòn đá cuội vào lọ trước, bạn sẽ không bao giờ có thể cho tất cả chúng vào được”.
Có 4 loại công việc: quan trọng nhưng không cấp bách (đá cuội) vừa cấp bách vừa quan trọng (hòn sỏi), cấp bách nhưng không quan trọng (cát), không cấp bách, không quan trọng (nước).
Bạn phải phân biệt đâu là những công việc ưu tiên cần phải làm, tuy nhiên trong thời gian thực hiện công việc bạn có thể dùng thủ thuật kết hợp để xen kẻ công việc quan trọng, điều này giúp bạn thư giản trong giây lát cũng như giúp bạn hoàn thành công việc trong thời hạn quy định.
Kết luận
Hãy làm ngay khi có thể, đừng chờ đợi một phép màu đến trong thụ động mà hãy chủ động để tìm kiếm. Cơ hội sẽ đến với bạn.
Thái Phương
