NỘI DUNG
Bất kỳ doanh nghiệp nào bán hàng đều cần một nơi để lưu trữ hàng hóa, cho dù đó là nhà kho hay cửa hàng của riêng bạn. Quản lý hàng tồn kho là quá trình theo dõi vị trí sản phẩm mọi lúc và thời điểm đặt hàng thêm. 7 Kỹ thuật quản lý hàng tồn kho hiệu quả có thể cải thiện quy trình quản lý hàng tồn kho của bạn.
Quản lý hàng tồn kho trong doanh nghiệp rất quan trọng để ngăn ngừa mất mát hàng hóa, nhanh chóng hoàn thành đơn đặt hàng của khách hàng và biết khi nào bạn cần mua thêm một sản phẩm nhất định.
Quản lý kho tốt góp trực tiếp vào lợi nhuận và không doanh nghiệp nào có thể mở rộng quy mô thành công nếu không có quy trình quản lý hàng tồn kho tốt.
Quản lý hàng tồn kho là gì?
Quản lý hàng tồn kho là kiểm soát dòng sản phẩm vào và ra từ nơi mua đến khi bán hàng. Điều này bao gồm theo dõi hàng tồn kho theo vị trí, chọn thời điểm gửi đơn đặt hàng mua và thực hiện bán hàng một cách hiệu quả.
Quản lý tồn kho tốt nghĩa là số liệu của việc mua, lưu trữ, bán luôn rõ ràng.
Tại sao quản lý hàng tồn kho lại quan trọng?
Bản chất chính xác của quy trình quản lý hàng tồn kho được quyết định bởi loại hàng tồn kho mà doanh nghiệp đó yêu cầu.
Ví dụ, một doanh nghiệp bán lẻ chỉ cần theo dõi vị trí và số lượng hàng hóa thành phẩm mà doanh nghiệp đang bán. Trong khi một nhà sản xuất cần phải tính đến cả nguyên liệu, bán thành phầm và thành phẩm.
Ba câu hỏi chính cần trả lời giúp quản lý kho tốt.
Lưu ở đâu
- Lưu tại nơi sản xuất hay thuê kho
- Nếu bán hàng trực tuyến cần một địa điểm riêng hay lưu tại nơi bán
Lưu trữ bao nhiêu
- Dự báo doanh số chính xác sẽ giúp dự trù số lượng sản phẩm bạn cần mua.
- Sự cân bằng là chìa khóa để không lưu quá nhiều.
Lưu như thế nào
Lưu trữ không chỉ là giữ chỗ cho các mặt hàng đang chờ bán. Nó còn việc thiết lập đảm bảo các vị trí lưu trữ sạch sẽ an toàn, có thể bán được sau thời gian lưu.
7 kỹ thuật quản lý hàng tồn kho hiệu quả
Nếu bạn đang thiết lập quy trình quản lý hàng tồn kho mới hoặc muốn cải thiện quy trình hiện tại, sau đây là bảy kỹ thuật quản lý hàng tồn kho có thể hữu ích với bạn.
FIFO so với LIFO
- Nhập trước xuất trước (FIFO) và nhập sau xuất trước (LIFO)
- FIFO nghĩa là nhập trước xuất trước, điều này giúp hàng tồn kho luôn tươi mới. Với sản phẩm dễ hỏng hoặc sắp hết hạn cần áp dụng FIFO.
- LIFO ngược lại với FIFO, nghĩa là nhập sau xuất trước. Áp dụng cho sản phẩm giá hay lên xuống. Khi điều chỉnh các khoản phí theo tỷ giá hiện tại do giá thành sản xuất trước đây thấp hơn.
Dự báo nhu cầu
- Dự báo nhu cầu giúp biết cần có bao nhiêu sản phẩm để đáp ứng nhu cầu của khách hàng.
- Đối với các doanh nghiệp đã thành lập, dự báo nhu cầu nên dựa trên dữ liệu bán hàng lịch sử. Các doanh nghiệp mới hơn có thể cần dựa vào các giả định và dữ liệu ngành cho đến khi họ có lịch sử bán hàng của riêng mình.
- Nên xem lại dự báo nhu cầu hàng quý để điều chỉnh số lượng tối thiểu và mục tiêu đặt hàng lại.
Số lượng đặt hàng tối thiểu so với số lượng đặt hàng kinh tế
- Số lượng đặt hàng tối thiểu (MOQ) và số lượng đặt hàng kinh tế (EOQ) có thể sử dụng để xác định thời điểm đặt hàng lại sản phẩm.
- MOQ tập trung vào việc duy trì số lượng tối thiểu của mỗi loại sản phẩm để sẵn sàng bán.
- Hàng có giá cao thường có MOQ thấp hơn, hàng giá rẻ thường có MOQ cao hơn.
- Điều quan trọng là phải tính đến điều này khi đặt hàng lại sản phẩm từ nhà cung cấp;
- Hãy cân nhắc MOQ của nhà cung cấp cho một sản phẩm cụ thể so với dự báo doanh số của công ty.
- Phương pháp EOQ phổ biến hơn đối với các nhà sản xuất, vì phải tính đến chí phí nguyên liệu và sản xuất. Phương pháp này giúp công ty giữ chi phí thấp bằng cách mua số lượng lớn để giảm thiểu nhu cầu đặt hàng lại.
Cần tư vấn vận hành, quản trị doanh nghiệp, cải tiến hiện trường mời gọi 0919 099 777 Email: tuvandaotaotriphuc.com
Phân tích ABC
Để hiểu sản phẩm nào có lợi nhuận cao nhất và ít nhất. Như tên gọi của nó, nó chia sản phẩm thành ba loại:
Sản phẩm A
Là những sản phẩm giá trị cao, chiếm khoảng 70-80% giá trị doanh thu nhưng chỉ chiếm 10-20% tổng số lượng sản phẩm.
Chúng đóng vai trò quan trọng trong việc đảm bảo doanh thu và lợi nhuận của doanh nghiệp.
Để tận dụng tối đa lợi ích từ sản phẩm A, cần chú trọng quản lý và xử lý hiệu quả. Các giải pháp cần làm để đạt được điều này:
- Tạo mối quan hệ chặt chẽ với nhà cung cấp sản phẩm A
- Xác định điểm đặt hàng lại cho sản phẩm A
- Đầu tư nhiều hơn vào sản phẩm A
- Tăng giá bán cho sản phẩm A
Sản phẩm B
Gồm hàng có mức độ quan trọng trung bình, chiếm khoảng 15-25% giá trị doanh thu và 30-40% tổng số lượng sản phẩm. Những sản phẩm này có ảnh hưởng đáng kể đến doanh thu nhưng không quá nhiều so với sản phẩm A.
Để quản lý và xử lý sản phẩm B hiệu quả, nên xem xét các giải pháp sau:
- Duy trì mức tồn kho ổn định
- Theo dõi và đánh giá hiệu quả
- Tìm kiếm cơ hội để nâng cao giá trị
- Tối ưu hóa quy trình nhập hàng và xuất hàng cho sản phẩm B
Sản phẩm C
Là những mặt hàng ít quan trọng nhất, chiếm khoảng 5-10% giá trị doanh thu và 50-60% tổng số lượng sản phẩm. Chúng có ảnh hưởng thấp đến doanh thu và lợi nhuận của doanh nghiệp, do đó, việc quản lý chúng cần linh hoạt hơn.
- Giảm giá hoặc bán sản phẩm C với mức chiết khấu cao
- Kết hợp sản phẩm C với sản phẩm A hoặc B để tạo ra các gói sản phẩm hấp dẫn
- Tăng khả năng nhìn thấy của sản phẩm C trong cửa hàng hoặc trên trang web
- Tặng sản phẩm C dưới hình thức quà tặng cho khách hàng
- Tặng sản phẩm C cho tổ chức từ thiện
- Ngừng đặt hàng và không nhập thêm sản phẩm C vào kho
Hàng tồn kho a toàn
Gắn liền với dự báo doanh số và ảnh hưởng đến số lượng đặt hàng lại. Điều này đặc biệt quan trọng đối với các sản phẩm bán chạy nhất hoặc thiết yếu.
Hàng tồn kho an toàn giống như một lượng hàng dự phòng giúp hạn chế tình trạng hết hàng bất ngờ. Mặc dù việc đặt hàng quá mức không bao giờ được khuyến khích nhưng sẽ hữu ích nếu có thêm một vài đơn vị so với số lượng bạn dự kiến sẽ cần, đặc biệt là nếu bạn dự đoán rằng mặt hàng đó sẽ tiếp tục bán chạy.
Xác định mức tồn kho an toàn giúp
- Hạn chế tình trạng thiếu hàng
- tiết kiệm được những chi phí chưa cần thiết do nhập hàng nhiều
- Giảm khoản chi lưu kho và bảo quản
Để xác định được mức tồn kho an toàn phải theo dõi sát hoạt động kinh doanh và dự đoán về biến động giá cả trên thị trường. Từ đó điều phối số lượng hàng hóa tồn kho hợp lý.
Dưới đây là công thức tính số lượng hàng tồn kho an toàn mà bạn có thể tham khảo:
Mức tồn kho an toàn = Điểm tái đặt hàng ở khả năng tối đa – Điểm tái đặt hàng ở khả năng bình thường
Cần tư vấn vận hành, quản trị doanh nghiệp, cải tiến hiện trường mời gọi 0919 099 777 Email: tuvandaotaotriphuc.com
Bán hàng thả hàng
Dropshipping là quá trình nhận đơn hàng từ khách hàng và yêu cầu nhà cung cấp của bạn giao sản phẩm trực tiếp đến khách hàng. Điều này cắt giảm nhu cầu lưu kho.
Phương pháp này dành riêng cho hàng hiếm hoặc hàng không thể chứa trong kho của mình.
- Nhược điểm của phương pháp này là sự hài lòng của khách hàng nằm trong tay nhà cung cấp.
- Khó để tìm nhà phân phối tốt, cung cấp cho bạn nguồn hàng ổn định với giá cả hợp lý.
- Vấn đề vận chuyển sẽ là rất khó khăn khi bạn có quá nhiều nhà cung cấp
- Sản phẩm lỗi từ nhà cung cấp
- Lợi nhuận thấp vì nó rất dễ để bắt đầu và các chi phí đầu tư và vận hành rất ít
Chuyển tải chéo (Cross Docking)
Giúp loại bỏ khâu lưu trữ hàng hóa tại kho bãi. Hàng hóa từ nhà cung cấp được chuyển thẳng đến khách hàng, chỉ qua trung tâm trung chuyển. Giúp giảm thời gian vận chuyển, chi phí kho bãi và tồn kho. Tuy nhiên, Cross Docking đòi hỏi quản lý chặt chẽ và phối hợp tốt giữa các khâu để đảm bảo hiệu quả.
Phương pháp này phù hợp nhất với các mặt hàng được lên kế hoạch vận chuyển đúng lúc.
Làm thế nào để cải thiện quy trình quản lý hàng tồn kho của bạn
Sau đây là một số chính sách bạn nên áp dụng để đảm bảo quản lý hàng tồn kho hiệu quả và chính xác.
Dự báo số liệu bán hàng chính xác.
- Lượng hàng tồn kho có liên quan trực tiếp đến số lượng và tốc độ bán hàng bạn mong muốn.
- Đối với các doanh nghiệp mới, dự báo có thể là một thách thức. Thu thập bất kỳ dữ liệu nào có thể tìm thấy trực tuyến để thiết lập đường cơ sở dự kiến. Sau đó điều chỉnh kỳ vọng của bạn sau mỗi 90 ngày dựa trên dữ liệu thực tế.
- Nếu bạn là một doanh nghiệp đã thành lập, hãy sử dụng lịch sử bán hàng và dự báo tăng trưởng để xác định lượng hàng tồn kho bạn nên luôn có trong kho và thời điểm bạn cần đặt hàng lại từng mặt hàng. Hãy đặc biệt chú ý đến những mặt hàng bán chạy nhất của bạn.
Chỉ định người quản lý kho.
Người giám sát các hoạt động hàng ngày của kho và đảm bảo cập nhật dữ liệu hàng ngày. Ngoài ra đảm bảo việc lưu trữ đúng cách tránh hư hỏng.
Kiểm kê hàng tồn kho thường xuyên.
- Nếu không có quy trình kiểm kê theo chu kỳ định kỳ, có thể mất từ 2 đến 10 phần trăm sản phẩm do mất mát hoặc trộm cắp mỗi năm.
- Kiểm toán hàng tồn kho thường xuyên là rất quan trọng để giữ tỷ lệ hàng hóa bị mất ở mức thấp nhất có thể.
Triển khai hệ thống theo dõi.
Có thể theo dõi thủ công, hoặc sử dụng phần mềm để quản lý.
Cần một hệ thống cho bạn biết chính xác nơi sản phẩm được lưu giữ.
