Là chủ doanh tại sao lúc nào bạn cũng đầu tắt mặt tối trong khi nhân viên ngồi chờ việc. Để trả lời câu hỏi này bạn sẽ phải giải bài toán quản lý thời gian.
Có 3 loại công việc bạn làm trong ngày:
- Do cấp trên giao
- Công việc chung phải phối hợp với các phòng ban
- Công việc cá nhân tự đề xướng thực hiện
Nếu là người quản lý muốn kiểm soát thời gian hiệu quả để thực hiện một số công việc do bạn đề xướng, bạn chỉ có 2 lựa chọn, một là để cấp dưới phối hợp với nhau thực hiện công việc cho tốt , hai là giao việc cho nhân viên.
William Oncken, Jr và Donald L. Was trong bài viết “ Ai nhận con khỉ” ví công việc giữa các cấp giống như con khỉ chuyền cây, nếu không có biện pháp ngăn chặn con khỉ sẽ chuyền từ cấp quản lý này sang giám đốc. Hai ông đã đề ra 5 nguyên tắc nuôi và săn sóc con khỉ để giúp chủ doanh nghiệp tang thêm khoản thời gian cho mình.
5 Nguyên tắc quản lý thời gian
Nguyên tắc 1: Bắn chết hay cho ăn. Nghĩa là nếu cấp dưới đùn đẩy công việc cho cấp trên, cấp trên hay quyết định hoặc yêu cầu cấp dưới tự giải quyết (bắn chết) hoặc giúp đỡ họ giải quyết (cho ăn)
Nguyên tắc 2: Nếu quyết định giải quyết vấn đề cụ thể nào đó giúp cho cấp dưới, cần phải xác định một khoảng thời gian cụ thể cho nó.
Nguyên tắc 3: Khi nhận giải quyết vấn đề cho cấp dưới, hãy làm một cuộc hẹn, không tiện đâu làm đó.
Nguyên tắc 4: giải quyết việc của cấp dưới bằng gặp trực tiếp hoặc qua điên thoại, tránh qua văn bản.
Nguyên tắ 5: Đối chiếu vấn đề cần giải quyết với 5 cấp độ trao quyền
- Cấp 1: Đợi đến khi yêu cầu mới làm
- Cấp : xin hướng dẫn trước khi làm
- Cấp 3: Đưa ra ý kiến và chứng tỏ bằng kết quả công việc
- Cấp 4: Tiến hành công việc nhưng thong báo sau mỗi lần triển khai
- Cấp 5: Tự làm và báo cáo đều đặn theo định kỳ.
Phân loại thành 5 nhóm trên giúp bạn tiết kiệm thời gian và làm nhân viên chủ động trong giải quyết công việc.
Ở nhiều doanh nghiệp, cấp trên không rành chuyên môn và giao quyền cho cấp dưới nhưng để mất luôn quyền kiểm soát.
Để khắc phục những khó khan trên và ứng dụng kinh nghiệm quản lý tiên tiến, thiết nghĩ, các trưởng phòng phải phát triển năng lực giải quyết vấn đề và tinh thần gắn bó của nhân viên. Văn hóa tổ chức trong đó mọi người có tinh thần hợp tác, chia sẻ công việc với nhau là nền tảng cho sự ủy quyền.
Nếu người quản lý thiếu chuyên môn nhưng biết tôn trọng các nguyên tắc đối xử trong cuộc sống và có hành vi lương thiện cũng có thể thành công trong việc trao quyền.
